Toelichting monitor-instrumenten
Op basis van onze missie en visie zijn doelstellingen uitgewerkt in het Clusiusbrede meerjarenplan. Het meerjarenplan geldt voor een periode van vier jaar en kent de volgende indeling: • Missie en visie • Visie op onderwijs • Visie op werkgeverschap • Doelstellingen Het meerjarenplan en de daarin geformuleerde doelstellingen zijn het uitgangspunt voor actielijnen die zowel Clusiusbreed ingezet worden als op vestigingen, in teams en de ondersteunende afdelingen.
Monitoring Het meerjarenplan wordt tussentijds geactualiseerd aan de hand van de kwartaalrapportages. Tussenevaluatie Voorjaar 2022 (halverwege de beleidscyclus) vindt er een tussenevaluatie plaats van het meerjarenplan. Waarbij we de vragen stellen: zijn er voldoende vorderingen gemaakt met de actielijnen, in hoeverre verwachten we de doelstellingen eind 2023 te behalen en is de basiskwaliteit geheel op orde? De tussenevaluatie is een moment om stil te staan bij de voortgang en de resultaten te vieren. De tussenevaluatie kan leiden tot aanpassingen van de actielijnen en, indien nodig, leiden tot nieuwe verbeterlijnen of bijgestelde ambities. Evaluatie Voor de zomer van 2023 wordt het meerjarenplan in z’n geheel geëvalueerd. Hiervan wordt een verslag gemaakt. Dit is tevens het einde van de (vierjarige) beleidscyclus en de start voor de nieuwe beleidscyclus. Het kwaliteitsbeleid is mede gebaseerd op de beleidscyclus en is daarmee een aanvulling op het meerjarenplan. Het kwaliteitsbeleid wordt in de evaluatiecyclus van het meerjarenplan meegenomen.
Actielijnen Het meerjarenplan en de daarin geformuleerde doelstellingen zijn het uitgangspunt voor actielijnen die zowel Clusiusbreed ingezet worden als op vestigingen, in teams en de ondersteunende afdelingen. De uitwerking, hoe een doelstelling bereikt gaat worden, noemen we een actielijn. Een actielijn is ontwikkelingsgericht en heeft altijd een eigenaar die kan sturen op het behalen van het beoogde resultaat. Actielijnen kennen een tweejaarlijkse cyclus.
Verbeterlijnen We moeten natuurlijk voldoen aan wet- en regelgeving en de streefwaarden van de kpi’s van onze eigen kwaliteitscyclus. Indien onze basiskwaliteit ergens tekortschiet is een verbeteractie nodig, die binnen een vooraf vastgestelde tijdspanne resultaat laat zien. Dit noemen we een verbeterlijn. Een verbeterlijn heeft, net als een actielijn, altijd een eigenaar die kan sturen op het behalen van het beoogde resultaat. Bij iedere overschrijding van een kpi wordt direct een verbeterlijn geformuleerd. Dit start met een analyse van de situatie en op basis van die analyse wordt bepaald of en welke acties worden uitgevoerd. Middels de kwartaalrapportage worden de verbeterlijnen gemonitord.
Verbeterlijnen kennen een jaarlijkse cyclus (korter indien mogelijk). Elk jaar wordt daarmee bij het opstellen van de kwartaalrapportage voor december opnieuw bekeken of er risico’s zijn voor de basiskwaliteit en verbeterlijnen nodig zijn. Dit betekent dat het opstellen van verbeterlijnen en monitoren daarvan continu gebeurt (kwartaalrapportages spelen daarin een belangrijke rol). Daarnaast vindt op overstijgend niveau jaarlijks een beschouwing van de verbeterlijnen plaats (onderdeel van grote cyclus).
Team meerjarenplan mbo (vmbo optioneel) Elke twee jaar stelt een team een team meerjarenplan op. Dit in lijn met de beleidscyclus. In het Team meerjarenplan reflecteert het team op het vorige plan, de onderwijsopbrengsten en stelt het na het voeren van een duidingsgesprek nieuwe actie- en verbeterlijnen op. Het Team meerjarenplan is een levend document waarbij elk kwartaal door het team gekeken wordt naar de voortgang. Hiervoor wordt ook het overzicht opleidingsdata gebruikt. De voortgang wordt besproken door de teamleider met de vestigingsdirecteur. Deze neemt de voortgang op in de kwartaalrapportage mbo-breed. Vakwerkplan vmbo Vakgroepen stellen jaarlijks een vakwerkplan op en verwerken hierin doelen van de vakgroep.
Overzicht opleidingsdata mbo en vmbo Om de teams (mbo) en vestigingen (vmbo) op een overzichtelijke manier van alle beschikbare cijfers te voorzien die nuttig zijn bij het verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs, werken wij met de infographic ‘overzicht opleidingsdata’. De teams en vestigingen vullen elk kwartaal dit document in, waardoor zij reflecteren op de behaalde resultaten en nieuwe actie- en/of verbeterlijnen opstellen of herformuleren. De overzichten met opleidingsdata zijn onderdeel van de kwartaalrapportages.
In het overzicht opleidingsdata mbo komen de volgende onderdelen terug: • Studenttevredenheid • Verzuimpercentage • VSV • Medewerkerstevredenheid • Bevoegd/bekwaam ratio • Student/docent ratio • Diplomaresultaat • Jaarresultaat • Startersresultaat • Instellingsverlaters • Oordeel inspectie • Interne audit • Reflectie op bovenstaande indicatoren • Reflectie op actielijnen • Reflectie op verbeterlijnen • Vervolgafspraken
In het overzicht opleidingsdata vmbo komen de volgende onderdelen terug: • Leerlingtevredenheid • Oudertevredenheid • VSV • Medewerkerstevredenheid • Bevoegd/bekwaam ratio • Leerling/docent ratio • Onderbouwsnelheid • Positie leerjaar 3 • Bovenbouwsucces • Gemiddelde CE • Verschil SE-CE • Oordeel inspectie
Kwartaalrapportage De kwartaalrapportage laat zien of onze processen goed verlopen binnen de organisatie. Ook geeft het inzicht in het realiseren van onze doelen. Elke vestiging en het MT B&O levert elk kwartaal een rapportage op. Voor het maken van de kwartaalrapportage is een format als handreiking ontwikkeld, deze kan gebruikt worden. Ook is een publicatieschema opgesteld waarin staat wanneer er over welke informatie gerapporteerd moet worden. Deze rapportages vormen de basis voor het gesprek tussen de directeuren en het CvB en het MT B&O en het CvB.
Duidingsgesprek mbo De gedachtegang over de inzet van duidingsgesprekken in het mbo is als volgt: na het opstellen van elke kwartaalrapportage voert de directeur mbo een duidingsgesprek met het CvB. In dit duidingsgesprek wordt ingezoomd op één of meerdere thema’s. Naast dit duidingsgesprek tussen directeur en CvB worden ook duidingsgesprekken gehouden tussen directeur en teamleiders. In die gesprekken staan de overzichten opleidingsdata en de voortgang van de actie- en verbeterlijnen centraal. Het duidingsgesprek tussen directeur en teamleider vindt voorafgaand aan elke kwartaalrapportage plaats. In 2021 is door Cinop, in samenwerking met de teamleiders, een handreiking ontwikkeld voor het voeren van duidingsgesprekken.
Daarnaast vindt op mbo-breed niveau tweejaarlijks een duidingsgesprek plaats tussen de directeuren, ondersteund vanuit K&O, ter evaluatie en bijstelling van actie- en verbeterlijnen.
Duidingsgesprek vmbo Voorafgaand aan de tussenevaluatie in het voorjaar van 2022 zal iedere vestiging een duidingsgesprek voeren. Initiatief hiervoor wordt genomen vanuit de afdeling K&O. Uitgangspunten voor duidingsgesprekken zijn beschreven in een bijlage en vormen het startpunt voor het voorbereidingsgesprek met de directeur.
Zelfevaluaties Het Clusius College heeft een zelfevaluatiesystematiek ontwikkeld die gebaseerd is op de standaarden van het waarderingskader van inspectie. Iedere opleiding en vestiging voert tweejaarlijks een zelfevaluatie uit. Input hiervan kan gebruikt worden voor de totstandkoming van nieuwe actie- en verbeterlijnen.
Audits Audits mbo Binnen het mbo is een auditsystematiek ontwikkeld. Om de kwaliteit van onze mbo-opleidingen te borgen geeft de mbo-directie de opdracht aan de teamleiders om één keer in de vier jaar (in lijn met het vierjaarlijks onderzoek van inspectie) per team een audit op thema plaats te laten vinden. De thema’s die we hanteren zijn ‘onderwijs en kwaliteitszorg’ en ‘examinering’. Tijdens de audit nemen we alle crebo’s mee die onder het betreffende team vallen. Aanleiding voor het doen van een audit kan zowel vanuit de basiskwaliteit (verbeterlijnen) of vanuit ontwikkeling (actielijnen) zijn. Indien er een aanleiding is (denk aan tegenvallende resultaten of een wens vanuit een team), kan een teamleider, directeur of het CvB de opdracht geven om een audit op thema of het gehele waarderingskader (excl. examinering, deze audits vinden plaats vanuit de examencommissie) uit te laten voeren. Het doel van de audit is altijd om er met elkaar van te leren. Om een beeld te krijgen over de gehele instelling geeft het CvB elke vier jaar de opdracht om een audit op basis van het dialoogmodel uit te laten voeren door leden van het kwaliteitsnetwerk mbo. De eerstvolgende dialoogaudit staat gepland voor 2024. Audits vmbo De auditsystematiek voor het vmbo wordt ontwikkeld gedurende 2021-2022.
Audit bedrijfsvoering Mede op basis van wetgeving en het controleprotocol van het ministerie van OCW en het ministerie van EZ wordt er jaarlijks een bedrijfsvoeringsaudit uitgevoerd door de afdelingen Finance & Control, Kwaliteit & Onderwijs, Informatisering & Automatisering en Personeel & Organisatie. In deze audit komen o.a. de fysieke leerling- en studentendossiers, de absentie/presentie, aanwezigheid POK’s, OOK’s, meldingen verzuim en de invoer van de cijfers zoals is vastgesteld in het opleidingsplan aan bod. De aanpak van tekortkomingen en verbeterpunten die geconstateerd worden in audits, wordt opgenomen in de overzichten met opleidingsdata en vervolgens in de kwartaalrapportages.
Visitatie Naar behoefte van vestigingen kan een visitatie plaatsvinden op één of meerdere thema’s. De inzet van een visitatie is optioneel. Visitaties zijn ontwikkelingsgericht, op initiatief van een vestiging. Centraal staat een ontwikkelvraag waarbij een externe partij de dialoog voert en onderzoek doet.
Inspectieonderzoek Minimaal eens in de vier jaar vindt een bestuursgericht inspectieonderzoek plaats. De inspectie monitort voortdurend de prestaties van besturen en scholen. Als de inspectie daarbij risico’s signaleert, leidt dit tot verder onderzoek. Dat onderzoek voert de inspectie uit aan de hand van het waarderingskader. In dat onderzoek stelt de inspectie vast of de school voldoet aan de basiskwaliteit. Als er sprake is van risico’s starten zij een kwaliteitsonderzoek. Als er financiële risico’s zijn, onderzoekt de inspectie dit op bestuursniveau. Om een beeld te krijgen van de mate waarin een bestuur zelf de kwaliteit en continuïteit bewaakt en monitort, voert de inspectie daarnaast eens in de vier jaar bij alle besturen een onderzoek uit. De inspectie kijkt dan niet alleen of en hoe een bestuur mogelijke risico’s ten aanzien van de onderwijskwaliteit en/of het financieel beheer aanpakt, maar krijgt ook zicht op de ambities van het bestuur en de wijze waarop het continu streeft naar verbetering. De kern van het vierjaarlijks onderzoek is het onderzoek naar de kwaliteitszorg en het financieel beheer van het bestuur. Het startpunt van dit onderzoek wordt gevormd door de verantwoording hierover van het bestuur. Om te zien in welke mate het bestuur effectief de kwaliteit bewaakt en verbetert, doet de inspectie onderzoek bij vestigingen/teams. Voor mbo en vo wordt gewerkt met een, weliswaar afzonderlijk, maar grotendeels gelijk, onderzoekskader, waarbij voor ons als AOC het mbo-kader op bestuursniveau leidend is. Een onderzoekskader bestaat uit:
- een waarderingskader: Wat onderzoekt de inspectie? (deugdelijkheidseisen en eigen aspecten van kwaliteit)
- een werkwijze: Hoe onderzoekt de inspectie? Op de website www.onderwijsinspectie.nl is het meest recente onderzoekskader voor vo en mbo te vinden.
Doorlopende managementinformatie – kpi’s Onderdeel van de borging van de kwaliteit van het onderwijs en de bedrijfsvoering van het Clusius College zijn de kritieke prestatie-indicatoren of key performance indicators (kpi’s). De kpi’s worden gevoed vanuit verschillende bronnen. De kpi’s en de bijbehorende streefwaarden en bandbreedtes zijn door het Clusius College zelf vastgesteld en maken (een deel van) de resultaten van het Clusius College meetbaar. Jaarlijks wordt in de instellingsrapportage en het geïntegreerd jaardocument gerapporteerd over de voortgang m.b.t. de kpi’s. Tevens wordt jaarlijks bezien of de kpi’s aangepast of aangevuld moeten worden en of de streefwaarden en bandbreedtes aangepast moeten worden. Voorbeelden van kpi’s zijn de onderwijsopbrengsten, uitkomsten tevredenheidsonderzoeken en personele en financiële kengetallen. Door middel van dashboards in QlikView hebben teamleiders, vestigingsdirecteuren en CvB actueel en doorlopend inzicht in de ontwikkeling van de kpi’s en andere aspecten van het onderwijs en de bedrijfsvoering. Hiermee kan waar nodig direct worden bijgestuurd. Door middel van MS reports uit EduArte hebben teamleiders en vestigingsdirecteuren inzicht in de voortgang van groepen en individuele leerlingen en studenten. De vestigingen en de ondersteunende afdelingen analyseren de uitkomsten en de ontwikkeling van de kpi’s. Vervolgens vindt hierover het gesprek plaats tussen CvB en de vestigingsdirecteuren. De analyse en de uitkomsten van de gesprekken worden gebruikt voor het opstellen van nieuwe actielijnen van het CvB en de vestigingen. Voor een beeld van de kpi’s verwijzen we naar het overzicht met publicatieschema voor de kwartaalrapportages.
OGW/kwaliteitskalender/grondplaat mbo Naast de inzet op ontwikkelingen (actielijnen) en verbeteringen van de basiskwaliteit (verbeterlijnen) wordt ook ingezet op het goed blijven uitvoeren van alle staande, reguliere processen (OGW/kwaliteitskalender/grondplaat mbo kan hierin een rol spelen). De grondplaat mbo (Route 21) die als leidraad wordt gebruikt binnen het mbo wordt continu bijgesteld. Gesprekken met klankbordgroep studenten Jaarlijks vinden gesprekken plaats met de klankbordgroep studenten. Deze gesprekken leveren input op voor teams voor monitoring en ontwikkeling van actie- en verbeterlijnen. In het MT mbo wordt verder gesproken over de opzet en invulling van deze gesprekken om te zorgen voor een waardevolle bijdrage als monitorinstrument. Gesprekken met centrale studentenraad (CSR) Jaarlijks vinden meerdere gesprekken plaats met de CSR. Deze gesprekken leveren input op voor monitoring en ontwikkeling van actie- en verbeterlijnen.
Gesprekken met klankbordgroep bedrijfsleven Jaarlijks vinden gesprekken plaats met de klankbordgroep bedrijfsleven. Deze gesprekken leveren input op voor teams voor monitoring en ontwikkeling van actie- en verbeterlijnen. In het MT mbo wordt verder gesproken over de opzet en invulling van deze gesprekken om te zorgen voor een waardevolle bijdrage als monitorinstrument. Gesprekken met leerlingenraad Leerlingen kunnen voor hun belangen opkomen. Dit kan in de leerlingenraad die bestaat uit leerlingen van de school. De raad adviseert de school en kan worden geraadpleegd door de schoolleiding over aangelegenheden die voor de leerlingen van belang zijn. De leerlingenraad komt regelmatig samen. Gesprekken met ouderraad Voor ouders en leerlingen uit het vmbo is er een centrale ouderraad. Naast de centrale ouderraad hebben de vmbo-vestigingen ook een vestigingsouderraad of -klankbordgroep waarmee een aantal keer per jaar het gesprek gevoerd wordt.
Lesobservaties Om een goed beeld te krijgen en houden van de team/vestigingsbrede leskwaliteit vinden lesobservaties plaats. Daarnaast kunnen lesobservaties ingezet worden als instrument voor monitoring van actie- en verbeterlijnen. Ook maken lesobservaties onderdeel uit van de individuele ontwikkel- en beoordelingscyclus. Klachten Een overzicht van klachten wordt jaarlijks opgenomen in het geïntegreerd jaardocument en kan aanleiding zijn tot verwerking in actielijnen en verbeterlijnen. Risicoanalyses Clusiusbrede risicoanalyse Risicomanagement is van groot belang. Welke risico’s loopt het Clusius College op de verschillende beleidsterreinen, hoe groot zijn die risico’s en welke maatregelen worden genomen om deze risico’s te beheersen? Om dit inzichtelijk te maken en om het risicobewustzijn te vergroten, wordt binnen het Clusius College jaarlijks (in april-mei) een risico-inventarisatie uitgevoerd. Bij de tien belangrijkste risico’s wordt gekeken of er adequate (beheers)maatregelen zijn of moeten worden getroffen. De belangrijkste maatregelen en acties naar aanleiding van deze risico’s komen terug in doelstellingen/actie- en verbeterlijnen en zijn meegenomen in (de continuïteitsparagraaf van) het Geïntegreerd Jaardocument. Risicoanalyse opbrengsten Naast de instellingsbrede risicoanalyse vindt een opbrengstenanalyse jaarlijks plaats in oktober/november. Op basis van ons geüpdatet managementsysteem Qlikview wordt een notitie gemaakt voor de directieraad met een beoordeling van de onderwijskwaliteit. De afdeling K&O maakt daarin een risicoanalyse die tegen de analyse van de teams aangehouden wordt. Op basis van de opbrengstenoverzichten van de inspectie vindt eveneens een risicoanalyse op opbrengsten plaats. Tussentijdse risicoanalyse Vast onderdeel van de kwartaalrapportages is een analyse van de risico’s.
Verantwoording Interne verantwoording Per kwartaal vullen de teams het overzicht opleidingsdata in. Hierin zijn alle actuele opbrengsten en resultaten te vinden. Hierop wordt gereflecteerd. Ook wordt de voortgang van de actie- en verbeterlijnen besproken binnen het team. De teamleider bespreekt deze uitkomsten vervolgens met de directeur van de vestiging. De directeur legt de voortgang vast in de kwartaalrapportage. De rapportage vormt de basis van het kwartaalgesprek tussen directeur en het CvB. Ten minste drie keer per jaar worden deze gesprekken gevoerd, waarin de stand van zaken op de vestiging beschreven wordt ten aanzien van - in elk geval- onderwijs, personeel en financiën. In deze gesprekken wordt ook stilgestaan bij de voortgang van de actie- en verbeterlijnen. Het College van Bestuur legt elk kwartaal verantwoording af aan de Raad van Toezicht door middel van de instellingsrapportage en jaarlijks aan de hand van het geïntegreerd jaardocument. In de instellingsrapportage wordt gerapporteerd over financiën (uitputting budget, afwijkingen van de begroting), de (ontwikkeling van) leerlingen- en studentenaantallen, personeel (o.a. omvang formatie, leeftijdsopbouw, verzuim, vast-flexibel), kwaliteit onderwijs (o.a. op basis van inspectietoezicht), huisvesting en evaluatie actielijnen, inclusief ontwikkeling kpi’s. Niet elk onderwerp komt in elke instellingsrapportage terug. In de instellingsrapportage wordt ook het totaaloordeel over de kwaliteit van de instelling opgenomen. Het geïntegreerd jaardocument en de instellingsrapportage worden ook besproken in de directieraad (overleg CvB-vestigingsdirecteuren), in het overleg van het CvB met de managers B&O en met de ondernemingsraad. Externe verantwoording Jaarlijks leggen wij in het geïntegreerd jaardocument verantwoording af aan de overheid over de geleverde onderwijskwaliteit. Het daarvan afgeleide jaarverslag is publiekelijk inzichtelijk. In het geïntegreerd jaardocument presenteren wij de volgende gegevens: organisatie, onderwijs, sociaal jaarverslag, bedrijfsvoering en de jaarrekening.